Para guardar un documento, texto o fotografía personal, incluso institucional, no es suficiente con depositarlo en una memoria o disco duro; para su preservación por largo tiempo se debe recurrir a la tecnología y estar al tanto de las actualizaciones.
Juan Voutssás Márquez, del Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información (IIBI) de la UNAM, quien maneja estos temas, ha publicado libros dedicados a documentos digitales. “Es común pensar que al guardarlos estarán por siempre ahí, pero no es así. Preservarlos uno, dos, 10, 40 o 100 años implica una serie de condiciones”.
Con frecuencia, las personas se percatan que el tipo de programa o formato que utilizaron para salvaguardar sus datos ya no existe, que éstos se dañaron por el paso del tiempo o que ya no tienen acceso porque el equipo es obsoleto. Así suelen perderse documentos, textos, fotografías o música; según difundió la máxima casa de estudios.
“A nivel institucional, en bibliotecas o archivos, para guardar la información a largo plazo hay que considerar técnicas y procedimientos que la mantenga accesible y legible, y que se pueda usar por varios años”, señaló Voutssás Márquez.
Las actas de nacimiento, ejemplificó, se generan en papel, y ahora electrónicamente, por lo que se debe garantizar que sean legibles y utilizables dentro de dos o cinco décadas, y para ese fin existen modelos y recomendaciones a seguir.
No basta con guardar. Se deben usar técnicas que mantengan los datos seguros y que eviten o superen las amenazas de fuga de información, fallas en sistemas, ataques o problemas de seguridad que puedan dañarla o ponerla en riesgo, indicó el especialista.
Recomendaciones
Las obras de Voutssás Márquez dedicadas a estos asuntos son: “Guía del preservador: preservación de documentos de archivo digitales: guía para las organizaciones” y “Cómo preservar mi patrimonio digital personal”, donde hace recomendaciones. “Las cosas no se resguardan por feliz casualidad, hay que hacer un plan, poner orden en objetos digitales. Muchos piensan que conservar es comprar un producto o aparato, pero ese proceso implica 90 por ciento método y 10 por ciento equipo o programas”, explicó el representante del IIBI.
Además, se debe poner orden en nomenclaturas, aplicar técnicas de protección y diversificación y actualizarse, “para que las cosas no se vuelvan obsoletas”.
Casi todos, continuó, tienen desorden en fotografías, archivos o textos, que guardan en más de un directorio o carpeta. “Parte del método consiste en poner orden, después echar mano de ciertas técnicas. Recomiendo no tener todo en un solo lugar, es mejor hacer copias y colocarlas en distintos dispositivos, así, si se daña la información o se estropea el equipo, disponemos de respaldos en otros aparatos”.
Una vez cumplido ese paso, se pueden hacer protecciones en la red, “pero no confiarse, pues esos sitios pueden desaparecer”, acotó.
Otro aspecto sugerido es la seguridad, que incluye aspectos como evitar dejar información en computadoras compartidas y utilizar claves que combinen números y letras, algunas mayúsculas. “El libro enseña una metodología, con puntos principales para que las personas aprendan a cuidar sus documentos y los preserven por largo tiempo”, subrayó.
En el ámbito institucional se deben observar otras condiciones como mantener la autenticidad e integridad de las obras, garantizar que no hayan sido alteradas, que no haya partes perdidas o mutiladas o fuga de datos personales.
Hay libros que pasan de su modo impreso en papel, a la forma digital, y también deben ser preservados para garantizar que con el tiempo permanezcan legibles y actualizados.
Quienes realicen ese proceso deben respetar los derechos de propiedad intelectual y prestarlos en ciertas condiciones que la ley contempla. “No pueden dejarlos libres en las redes, de acceso a todo el mundo, porque se violarían esos derechos”.
En las redes hay versiones legales por derechos pagados o mediante convenio con el titular, pero si a nivel personal alguien digitaliza una obra, debe verificar que lo hace en términos legales.
En Estados Unidos, comentó, todos los libros anteriores a 1923 son del dominio público, y encontrar obras de esas fechas es válido porque los derechos patrimoniales pasaron al derecho público. Entonces, pueden ser editados de manera legal en la red.
En la página del IIBI hay más de un centenar de obras con acceso abierto y gratuito (no para reproducción comercial); esto por decisión del propio instituto.
